Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Dieses Sprichwort kennt vermutlich jeder. Aber wie steigert das die Produktivität und verbessert meine Mitarbeiterzufriedenheit?
Erfolgsmodell der internen Kommunikation: Mitarbeiterkommunikation
Nicht nur PR und strategisches Marketing beziehungsweise eine sichere externe Kommunikation sind grundlegend für den Erfolg eines Unternehmens. Was viele Unternehmer immer wieder unterschätzen, ist der Einfluss von Mitarbeiterzufriedenheit und der einwandfreie Ablauf interner Geschäfte. Kurz: Ohne eine störungsfreie, reibungslose Mitarbeiterkommunikation verspielen Betriebe wichtiges Potential. Eine für alle Seiten zufriedenstellende Kommunikation zwischen und zu den Angestellten sichert zum einen den korrekten Ablauf in Produktion und Verkauf durch klare Aufgabenzuweisungen (Stichwort: Delegation). Auf der anderen Seite wird auch die Verbundenheit zum Unternehmen gestärkt (Corporate Identity). Durch Überzeugung und Verantwortungsübernahme steigen Identifizierung und Gemeinsinn – die Erfolgsfaktoren im Kampf gegen Fachkräftemangel und Mitarbeiterschwund.
Vom „Ich“ zum „Wir“
Der Zusammenhalt innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder einer ganzen Firma kommt nicht von allein. Verantwortliche können diesen Prozess aktiv vorantreiben. Viele Coaches und PR-Berater bieten sogar spezielle „Teambuilding-Trainings“ wie Outdoorcamps, gemeinsames Wandern oder Rafting, um einer Gruppe von Individuen ein Gemeinschaftsgefühl zu vermitteln. Sie haben die Vorteile des „Wir statt ich“ für Angestellte wie Unternehmen erkannt. Der Schlüssel stellt eine geeignete interne Kommunikation dar.
Eine systematische interne Kommunikation (Mitarbeiterkommunikation) ist für den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens von großer Bedeutung. Neben dem allgemeinen Wohlgefühl, welches eine provokationslose, offene Kommunikation bei den Mitarbeitern auslöst, bieten sie auch Vorteile, welche die Effektivität der Angestellten und damit den unternehmerischen Erfolg fördern. Indem Mitarbeiter über relevante Vorgänge auf dem Laufenden gehalten werden, was ihre eigene Arbeit, die Lage des Unternehmens sowie eventuelle strategische Kursänderungen betrifft, erzeugt dies ein starkes emotionales Band. Angestellte fühlen sich stets bestens informiert und damit motiviert. Sie werden in Entscheidungen einbezogen, erhalten selbständige Aufgaben und fühlen sich so als integralen, festen Bestandteil eines Systems, das ohne sie nur schwer auskommen würde… Ein besseres Argument der Firmentreue gibt es kaum. Geschäftsführern bietet eine gelungene Mitarbeiterkommunikation also eines der besten Mittel im Kampf gegen den Fachkräftemangel und den damit einhergehenden, permanent wechselnde Mitarbeiterstamm.
Mitarbeiterkommunikation fördert die öffentliche Wahrnehmung
Und das war noch längst nicht alles. Steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, die Identifikation mit dem Unternehmen, seiner Marke und seinen Produkten, hat dies auch enorme Bedeutung für die öffentliche Wahrnehmung. Eine gelungene interne Kommunikation bildet die perfekte Grundlage für eine zielführende externe Kommunikation.
Durch das Erzeugen des Wir-Gefühls wird die externe Kommunikation automatisch verändert. Zudem dient die Mitarbeiterkommunikation aber auch direkt dazu, speziell für dieses Thema zu sensibilisieren, um den Unternehmenserfolg nicht zu gefährden. (N. Scheidtweiler, PR-Berater)
Selbstbewusste Mitarbeiter mit starker Unternehmensbindung sind ein ideales Aushängeschild für das öffentliche Image der Firma. Sie treten als überzeugte Experten, sogenannte „Firmenbotschafter” auf. Auf die Öffentlichkeit, Geschäftskunden und Zulieferer wirken sie glaubwürdig, ohne sich verstellen zu müssen. Sie identifizieren sich ja schließlich mit dem Unternehmen und seiner Ausrichtung. Als Teil des Ganzes sind sie voll integriert und mitten drinnen. Ein Begriff, der in diesem Zusammenhang immer wieder zu vernehmen ist, ist das „Employer Branding“. Wer sich intensiver mit den Vorteilen einer starken Arbeitgebermarke befassen möchte, dem sei unser Artikel „Starke Arbeitgebermarke: Mittels Employer Branding Mitarbeiter erfolgreich gewinnen“ empfohlen. Firmenbotschafter vermittel die Unternehmenswerte im beruflichen wie privaten Kontakt überzeugt, sei es gegenüber Kunden, Partnern oder den Medien, aber auch in privaten Kreisen mit der Familie, Freunden und Bekannten. Loyalität und Überzeugung hinterlassen in der öffentlichen Wahrnehmung einen positiven Eindruck.
Der Weg der richtigen Kommunikation
Die Bausteine, aus der sich eine funktionierende Mitarbeiterkommunikation zusammensetzt, sind schnell erklärt. Als erste Hilfestellung wollen wir einige Tipps und Richtungsweiser zusammentragen. Für eine maßgeschneiderte, individuelle Beratung stehen wir dabei natürlich jederzeit gern zur Verfügung.
Karin Janner / Flickr.com CC 2.0
Die interne Kommunikation sollte nicht nur Inhalte vermitteln. Damit sich Mitarbeiter wohlfühlen und zu einer „Einheit“ mit Kollegen und Unternehmen werden, bedarf es Wertschätzung, Ehrlichkeit und Mitgefühl. Kurzum: Es bedarf Emotionen. Um eine höhere Identifizierung zu erreichen, muss die Corporate Identity mitsamt ihrer Werte und Normen glaubwürdig und vor allem einheitlich kommuniziert werden. Es muss deutlich werden, dass die Unternehmenskultur ein verbindliches Gerüst erfolgreicher Zusammenarbeit darstellt und keine bloße Option ist. Sie ist Säule und Träger des Erfolgs. Für das Unternehmen wie den Einzelnen. Auf diese Art kann die Motivation der Angestellten gezielt gefördert und eine größere Arbeitseffizienz erreicht werden.
Je größer ein Unternehmen ist, desto wichtiger wird auch eine funktionierende Verständigung, die interne Kommunikation. In großen Betrieben fällt es vielen Arbeitnehmern zunehmend schwerer, die eigene „Detailarbeit“ ins Gesamtsystem einzuordnen. Wie soll sie dann als sinnvoll und damit motivierend erlebt werden? Verantwortliche Personaler müssen gerade in weit verzweigten Unternehmen intensiv mit den Mitarbeitern kommunizieren. Sie müssen das Verständnis für die Gesamtzusammenhänge und Unternehmenswerte aktiv stärken und Vertrauen erarbeiten. Die Investition in eine funktionierende Mitarbeiterkommunikation ist eine wichtige Investition in die Zukunft eines Unternehmens, was sich gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, wenn Konjunktur und Absatz stocken, als wichtiger Anker auszeichnen kann. Die Mitarbeiter sind dann bereitwilliger, Einsparungen, Kurzarbeit und andere Einschnitte hinzunehmen.
Praxisleitfaden zur effektiven internen Kommunikation
Die interne Kommunikation sollte sich nicht nur auf den gängigen Informationsfluss von oben nach unten beschränken. Auch die Verständigung untereinander, zwischen verschiedenen Abteilungen sowie innerhalb einzelner Hierarchieebenen ist für den Erfolg unerlässlich. Fassen wir die wichtigsten Eckpunkte kurz zusammen:
• Schnelligkeit. In der heutigen Zeit wird es immer wichtiger, dass relevante und neue Informationen schnell vermittelt werden. Eine gute interne Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass sie auf kürzestem Wege übertragen wird, nicht irgendwo „hängen“ bleibt oder gar an die falsche Adresse entsendet wird. Erfahren Mitarbeiter von bedeutenden Veränderungen erst Tage später über die Medien, läuft etwas falsch. Effiziente Instrumente der schnellen Informationsvermittlung sind das Intranet, Mailings oder schwarze Bretter.
• Die richtigen Informationen. Nicht für jeden Mitarbeiter ist jede Information relevant und wichtig. Qualität sollte hier vor Quantität gehen. Es muss nicht immer die komplette Belegschaft benachrichtigt werden. Verantwortliche sollten darauf achten, ihre Mitarbeiter nicht mit für sie irrelevanten Infos zu überhäufen, um den Blick für das Wesentliche nicht zu versperren. Differenzierung hat höchste Priorität.
• Vernetzungen schaffen. Wie bereits angesprochen, beinhaltet eine effektive interne Kommunikation nicht nur den Weg von oben nach unten. Genauso wichtig ist die Vernetzung verschiedener Abteilungen, die Kommunikation und Absprache untereinander. Die Geschäftsleitung sollte ihrer Belegschaft außerdem klar machen, dass die Informationssammlung und –weiterleitung von unten nach oben ganz zentral für ein funktionierendes Unternehmen ist. Nur so kann schnell reagiert und wirklich effizient gearbeitet werden.
• Ehrlichkeit. Damit sich Mitarbeiter an ihren Betrieb binden und sich die Identifikation erhöht, bedarf es Wertschätzung. Ein offener, ehrlicher Dialog ist entscheidend. Fühlen sich die Angestellten des Öfteren übergangen, werden missmutig oder argwöhnisch, sinken Vertrauen und Unternehmensbindung. Auf Gerüchte sollte deshalb unverzüglich mit einer Stellungnahme reagiert werden, um die Mitarbeiter wieder ins Vertrauen zu ziehen und zu signalisieren: „Wenn etwas passiert, erfahrt ihr es zuerst!“
• Inhalt und Mehrwert. Damit die Angestellten ihr Unternehmen entsprechend vertreten und repräsentieren können bedarf es Informationen mit Inhalt. Die Mitarbeiterkommunikation sollte also bestehendes Know-How bereitstellen, Wissen verknüpfen und Kompetenzen erweitern. Der Belegschaft muss die Möglichkeit zur uneingeschränkten Informationsbeschaffung über Unternehmen, deren Kultur, Ausrichtung, Produktion und Vertrieb erhalten. Nur so kann das Unternehmen in der Öffentlichkeit überzeugend präsentieren werden.
Autoren: M. Fett & O. Marquardt
Quellen: crosspr.de; scheidtweiler-pr.de
Bildquellen: pixabay.com; Karin Janner: Kommunikation 2.0/flickr.com / CC 2.0; leistungsmesstechnik.de
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